Preparar uma reunião produtiva com sua equipe é um desafio? Vamos conversar!
“Atenção!
Reunião amanhã, às 8 horas, em nossa sala de reuniões.
Conto com a presença de todos.”
Se ao receber um comunicado assim, você pensa:
– Ai, meu Deus! O que será agora?
– Que saco!
– Não aguento mais fazer reunião já que nada se resolve.
Este texto é para você!
Se existe algo comum a todas as empresas, capaz de desmotivar qualquer equipe, certamente, posso dizer que este algo se chama “excesso de reuniões”, principalmente, aquelas em que a equipe sai da sala com a sensação de que tudo foi uma perda de tempo e que não levará a lugar nenhum.
Às vezes, a impressão que eu tenho é de que os líderes gostam de convocar reuniões apenas com o intuito de mostrar “quem manda”, uma forma de validar sua chefia e o seu poder, o que eu chamo de uma verdadeira “masturbação do ego”.
Eu sei que você pode estar pensando: “Ah! O Guilherme está viajando!”
Porém, eu falo com toda sinceridade e com a propriedade de quem já foi um líder “masturbador de ego” em sua essência, que adorava convocar a equipe para provar quem mandava e quem era fodão, com o perdão da expressão, mas esta é a palavra que melhor se encaixa.
Mas veja bem, não estou aqui para condenar as reuniões nem tão pouco rotular todas como inúteis, pois em muitos momentos elas são estratégicas e vitais para o sucesso de um negócio. Quero, na verdade, é ajudar a criar uma reunião produtiva com sua equipe!
A minha crítica vai de encontro às reuniões que são convocadas para discutir assuntos universais, sem nenhum objetivo claro para ser atingido. Isso é um grande problema e um fator desmotivador, pois gera a incredibilidade do gestor perante a equipe.
Desse modo, quero, neste artigo, mostrar um caminho para você trilhar a fim de que suas próximas reuniões sejam matadoras, ao ponto da equipe sair da sala com aquela sensação: “Puxa! Já terminou? A reunião foi tão produtiva que nem percebi o tempo passar”.
Este é o sentimento que fica de uma verdadeira reunião Quebra-Regras!
1 – Tenha o objetivo definido e comunique a todos os participantes previamente
Sua reunião produtiva com sua equipe deve começar antes mesmo do encontro com data e local, previamente agendados. Ela começa no momento da convocação.
Sua equipe precisa sentir-se motivada a participar, pois isso garantirá um encontro mais eficaz.
Por isso, já no comunicado de convocação, delimite quais assuntos serão debatidos. Não há porque deixar sua equipe apreensiva sem saber o motivo da reunião, isso pode afetar seriamente os resultados.
#DicaQR – Não fuja dos assuntos pré-estabelecidos.
2 – Defina um horário para o início e para o fim da reunião
Aqui está um dos grandes lances de reuniões eficazes: não demore!
Uma reunião produtiva com sua equipe não deve durar mais do que 30 minutos. Depois desse tempo, ela corre o risco de se transformar num martírio para equipe.
Sendo assim, delimite um horário para o início e para o fim da reunião e se programe para debater o que tem que ser debatido no tempo estipulado, assim, você e sua equipe podem se preparar para organizar melhor as tarefas durante o dia.
#DicaQR – Reunião não é sala de castigo. As pessoas devem enxergar esse momento como um “laboratório” de ajustes e insights.
3 – Evite reuniões com muitas pessoas
Um tremendo erro que eu cometi e vejo muitas pessoas cometerem é encarar as reuniões como se fossem “plenárias”. O resultado: ninguém ouve ninguém, ninguém presta atenção em nada e, dessa forma, a reunião esvazia-se de sentido.
#Dica QR – Faça reuniões com no máximo 7 pessoas. Se sua equipe for grande, prefira dividir em grupos. Pode dar mais trabalho, mas a garantia do resultado justifica. Afinal, você precisa de mais resultados e não de menos trabalho. O ambiente precisa ser propenso para tomada de decisões objetivas.
4 – Considere proibir celulares 
Reuniões que parecem mais com orquestras musicais de toques de celulares não permitem foco. Vivemos a era da tecnologia e da comunicação instantânea, mas ao mesmo tempo em que isso nos ajuda, se torna também um ladrão da nossa atenção.
É preciso ter em mente que os participantes estão ali para tomadas de decisões estratégicas. Por isso, os passos 1 e 2 são essenciais para o comprometimento de todos.
#Dica QR – Nem tudo que é obrigatório é motivador, por isso, no início da reunião faça uma chamada de “sensibilização” com todos e apresente o QUE ELES VÃO ganhar ao deixar seus telefones temporariamente “desligados”. A orientação é que as ligações e mensagens sejam respondidas após a reunião.
5 – Defina estrategicamente quem deve ser convocado
Todo mundo que vai participar realmente precisa participar?
Para que chamar, por exemplo, a “menina do café” para uma reunião de estratégia de venda de um produto?
Ela é realmente necessária para o desempenho da estratégia? Se não for, não há porquê ser convocada.
Como diz o ditado: “Dê a Cezar o que é de Cezar”.
Pessoas que não estão envolvidas DIRETAMENTE não devem participar da reunião. Elas ficam perdidas, fazem perguntas desnecessárias e irritam quem está ali para desenvolver e/ou alinhar o seu “eureca”.
#Dica QR – Faça reuniões setoriais. Eu sei que o processo de vendas é coletivo, mas direcionar cada equipe para sua tarefa é o seu dever e diferencial.
6 – Direcione o plano de ação
– “Todo mundo entendeu”?
– Sim!
– Que ótimo!”
Entendeu o quê?
Ao final da reunião produtiva com sua equipe, faça uma recapitulação do que foi tratado e tenha um direcionamento de ação do que foi discutido. O líder precisa conduzir a todos para uma ação efetiva. Sem isso, a possibilidade da equipe “bater a cabeça” é enorme.
#Dica QR – Tenho uma premissa na minha carreira: a melhor ideia é a minha desde que não tenha outra melhor. E particularmente, adoro quando a minha ideia não é a melhor. Estimule a sua equipe a expor suas ideias, isso torna o seu plano de ação mais eficaz.
7 – Faça uma ata
Acabar a reunião e deixar tudo na “nuvem” é um grande erro que cometia. Acreditava que todos se lembrariam do que tinha sido tratado e de suas responsabilidades.
A consequência era que eu me irritava profundamente e acabava comprometendo o plano de ação e minha relação com a equipe.
#Dica QR – Reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma todos saberão as próximas etapas, evitando problemas de comunicação.
Agora, é com você!
Com esses 7 passos, tenho a convicção de que suas reuniões serão verdadeiramente bem-sucedidas, compreendidas e, principalmente, produtivas, pois todos estarão alinhados no mesmo propósito.
Podemos fazer diferente, podemos fazer melhor.
Eu não vim para ser mais um, eu vim para fazer a diferença.
Rumo ao pódio!
E lembre-se sempre: Quebre As Regras!!!
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